Le monde de l’événementiel est en constante évolution, en particulier quand il s’agit d’organiser des événements avec un accent mis sur la durabilité et l’enseignement supérieur. La gestion efficace des inscriptions et la facilitation des paiements sont des aspects cruciaux pour le succès de tels événements. Communicaweb a récemment eu le plaisir de travailler sur un projet captivant qui répondait précisément à ces besoins.
Le brief 📋
L’AFUL Chantrerie (Association Fédératrice des Utilités Locales) avait une mission claire: organiser un événement Développement Durable dans le cadre de l’Enseignement Supérieur prévu pour le mois de mai. Ce qui m’a a été demandé n’était pas une tâche ordinaire – nous devions créer un site internet pour l’événement qui non seulement fournirait des informations essentielles mais gérerait aussi les inscriptions et les paiements (via carte bleue comme optionnel).
Prenant appui sur la référence du site de l’année précédente, L’AFUL désirait un site événementiel avec billetterie intégrée, favorisant une expérience utilisateur fluide et sans accrocs. Cette demande incluait les points suivants :
Simplicité et minimalisme : Un design sobre et épuré avait été préféré pour mettre en avant le contenu et non pas la forme du site.
Personnalisation : Bien qu’un template de base était à adopter, des ajustements personnalisés étaient nécessaires pour correspondre exactement aux attentes de AFUL.
Gestion d’inscriptions complète : Un formulaire d’inscription robuste liait les informations recueillies directement à une base de données Google Sheets tout en gérant les multiples facettes de l’événement.
Système de paiement : Intégration de la plateforme Hello Asso avec de multiples critères pour la billetterie.
Comment s'est passé le projet 🚀
Lorsque Communicaweb est approchée par l’AFUL pour ce projet, l’orientation est claire : créer un site événementiel minimaliste mais fonctionnel avec une billetterie intégrée. Voici comment le travail s’est déroulé, étape par étape :
Sélection du Template
L’AFUL étant limité dans son budget, nous avons choisi de travailler à partir d’un template.
Je leurs ai présenté plusieurs options qui pourraient constituer la base de leur site événementiel. Soucieux de maintenir un design minimaliste et simplifié, notre client a finalisé son choix sur un template épuré qui correspondait à leurs attentes de simplicité et de fonctionnalité.
Personnalisation et Simplification
Une fois le template choisi, nous nous sommes attelés à sa personnalisation. Cela incluait un allègement considérable du design pour répondre à l’envie d’un site clair et accessible. Notre mission consistait à élaguer le superflu et à accentuer les éléments clés de l’événement.
Mise en Place des Fonctions d’Inscription et de Paiement
J’ai intégré un formulaire d’inscription complet, connecté à une base de données Google Sheets, facilitant ainsi la gestion des inscriptions avec de multiples options telles que le choix des activités, des repas et de l’hébergement. Nous avons également intégré Hello Asso pour les paiements, offrant ainsi une solution de paiement en ligne sécurisée et pratique.
Développement sur WordPress avec Elementor
Le template a été intégralement adapté sur WordPress en utilisant le constructeur de page Elementor. Cette approche a permis de créer un site sur-mesure, capable de s’adapter aux changements et aux mises à jour nécessaires tout au long de la période d’inscription.
Contenus et Images
L’AFUL a fourni l’ensemble des contenus et images nécessaires pour personnaliser le site à leur image et garantir que toutes les informations pertinentes soient facilement accessibles aux visiteurs.
Référencement SEO et Formation
Enfin, nous avons optimisé le site pour le référencement naturel afin que le site soit optimisé pour les moteurs de recherche. Une formation a été réalisée auprès des membres de l’équipe afin qu’ils soient autonomes sur sa mise à jour.
Les éléments clé de la création d'un site internet clé en main
Notre projet avec l’AFUL pour la création d’un site événementiel avec billetterie intégrée a été marqué par plusieurs éléments clés qui ont forgé son succès. Voici les points essentiels à retenir :
- Simplicité et Efficacité : Un site minimaliste, privilégiant la simplicité du design, a permis de mettre en valeur l’essentiel : l’événement et son organisation.
- Gestion des Inscriptions : Création d’un formulaire d’inscription détaillé qui recueille de multiples informations, synchronisé avec une base de données Google Sheets.
- Solutions de Paiement Sécurisées : Intégration de Hello Asso comme moyen de paiement en ligne, assurant une transaction sécurisée et pratique pour les participants.
- Rapidité de Réalisation : Un projet d’envergure réalisé en quelques semaines, avec des évolutions progressives alignées sur le calendrier des inscriptions.
- Conseils en Identité Graphique : Guidance délivrée sur la création et le renforcement de l’identité graphique de l’événement.
- Formation et Autonomie : Transmission de connaissances permettant une mise à jour en toute autonomie.
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